Dit is een gastblog van Jillesa Gebhardt, survey scientist bij SurveyMonkey.

Je hebt zojuist een groot evenement achter de rug. Je bent doodop, je bent gelukkig – en je bent nieuwsgierig. Hebben je deelnemers net zoveel aan het evenement gehad als je denkt?

Enquêtes vertellen je precies wat je bezoekers leuk vonden aan je evenement en wat je kunt doen om het de volgende keer nog beter te maken. Strategisch gezien is het een godsgeschenk – aan jou. Dus hoe maak je ze ook de moeite waard om in te vullen voor je respondenten?

Er zijn verschillende manieren om de antwoorden te krijgt die je nodig hebt. Hieronder zetten we wat tips op een rij.

1. Zorg voor directe feedbackmogelijkheden

Mensen zullen nooit gemotiveerder zijn om een enquête in te vullen dan op het moment dat ze betrokken zijn bij je evenement. Geef ze dus de kans om feedback te geven op het moment dat het bij ze opkomt. Er zijn een paar verschillende manieren om dit te doen:

  • Zet kiosken neer, of zorg dat je tablets beschikbaar hebt, zodat je bezoekers je feedback kunnen geven terwijl ze op het evenement zijn. Belangrijke opmerking: WiFi is op beurzen en congressen vaak niet erg stabiel, zorg er dus voor dat je de offline-modus van je app hebt ingeschakeld (als je SurveyMonkey Anywhere gebruikt), zodat je zeker weet dat je antwoorden verzamelt.
  • Voeg QR-codes toe aan dia’s in je presentaties of druk ze af op posters. Met QR-codes kunnen deelnemers je enquête direct op hun telefoon invullen. Iedereen met een smartphone kan QR-codes scannen via hun camera. Hierdoor kunnen mensen direct na een sessie hun mening geven, of op het moment dat hun feedback nog vers in het geheugen ligt.

2. Zorg voor een beloning

Deelnemers doen jou een plezier door je vragenlijst in te vullen, dus overweeg om iets terug te geven als beloning, bijvoorbeeld in de vorm van giveaways.

Wat is je beste giveaway? Een draagtas? Een supersnelle powerbank? Een relaxpakket? Wat het ook is, het kan je beste troef zijn om de reacties te krijgen die je nodig hebt. (Tip: als je een tekort hebt aan ideeën, heeft Eventbrite een lijst met originele goodiebag ideeën.)

Het is meestal het makkelijkste om mensen direct iets te geven. Vraag je respondenten om de eind-pagina van je enquête op hun telefoon te laten zien als bewijs dat ze deze hebben voltooid, of bied één van je tablets aan.

Voor enquêtes die je na je evenement verstuurt kun je als beloning ook via email korting weggeven (bijvoorbeeld voor je volgende editie).

3. Maak er een winactie van

Winacties worden vaak gebruikt bij zakelijke evenementen, en met een reden; het is een geweldige manier om je bezoekers betrokken te houden bij je merk, zowel tijdens als na het evenement. Het is ook een effectieve manier om de respons van je enquête te vergroten. Vertel je deelnemers dat ze als ze je enquête invullen kans maken op een prijs (bijvoorbeeld in de vorm van een gratis registratie voor je volgende editie, city tour of gratis workshop).

4. Weet dat de beste enquêtes in kleine pakketjes worden aangeboden

Je wilt zoveel mogelijk feedback verzamelen, dus je enquête dus kort. Richt je op de vragen die absoluut noodzakelijk zijn (we raden niet meer dan 10 vragen aan) en kies vraagstellingen die gemakkelijk te beantwoorden zijn.

Welke soorten vragen zijn “goed”? Probeer je te houden aan meerkeuzevragen die kunnen worden beantwoord met een enkele klik en beperk open vragen die mensen ertoe verplichten om hun antwoorden op te schrijven. Neem een maximum van één of twee open vragen op en zet ze aan het einde van je enquête zodat je bezoekers het tempo niet verliezen en vroegtijdig afhaken.

5. Geef je bezoekers het gevoel dat ze bijdragen

Mensen zullen eerder aan een enquête deelnemen als ze weten waar het voor gebruikt wordt. Vooral als ze weten dat dit verbetering voor hen zal opleveren. Vraag je deelnemers al vóór het evenement naar ideeën voor onderwerpen, zodat je aan de hand van je publiek je programma kunt gaan vormgeven (bijvoorbeeld door sprekers uit te kiezen op basis van suggesties die je binnen hebt gekregen).

Zelfs enquêtes die na een evenement worden uitgestuurd kunnen respondenten een gevoel van sturing geven als je vraagt naar hun voorkeuren voor een volgend evenement, of vraag of ze in de toekomst communicatie van je willen ontvangen. Stel de meest relevante vragen aan het begin van je enquête, om zo de meerwaarde voor de deelnemers te tonen als ze de tijd nemen om de enquête in te vullen.

6. Hack effectievere e-mails na het evenement.

Streef ernaar om een enquête niet later dan een dag na je evenement te verzenden. Je wilt dat de feedback nog vers in de geheugens van je bezoekers zit en voorkomen dat ze in de war raken met andere evenementen. Je kunt ook een herinneringsmail instellen voor mensen die na een week nog niet gereageerd hebben.

Ons recente onderzoek wees uit dat de enquête 22% vaker wordt geopend wanneer de eerste vraag van de enquête al in de e-mail zit. Deelnemers zijn ook 20% vaker geneigd om de hele enquête af te maken. De moeite waard dus om dit eens uit te proberen!

Respondenten reageren op werkdagen het best op je enquête tussen 9:00 en 10:00 uur – of tussen 14:00 en 15:00 uur. Als je jouw emails nauwkeurig wilt timen, zorg er dan voor dat je ze iets eerder dan deze tijdstippen verstuurt op de dag van, of een dag na, het evenement.

 

Hoe meer antwoorden je krijgt, hoe nauwkeuriger jouw inzichten zullen zijn. Onderzoeksgegevens helpen je te begrijpen wat jouw deelnemers waarderen, wat minder goed was, en waarvan ze graag meer willen zien. Wil je meer tips en voorbeelden? Download dan De Ultieme Gids voor enquêtes: Insider tips van SurveyMonkey.