Hou je van TED Talks? Hou je van dingen organiseren? Overweeg dan eens om je eigen TEDx-evenement te hosten.

TED is een non-profit organisatie met de missie om ideeën te verspreiden waar iedereen bij betrokken kan zijn. Je kunt een volledig TEDx-congres organiseren, een universiteits- of studentenevenement, een evenement binnen je bedrijf of organisatie, of gewoon een bijeenkomst rondom een officieel TED-evenement.

Iedereen die bij de organisatie betrokken is, investeert zijn/haar tijd op vrijwillige basis. Dat maakt het een geweldige manier om ervaring op te doen met het organiseren van evenementen, als je hier interesse in hebt. Daarnaast breng je je community samen.

Uiteraard zijn er een aantal zeer strikte richtlijnen waar je je aan moet houden als je een prestigieus evenement zoals die van het TED merk organiseert. Maar de organisatie biedt ook aardig wat ondersteuning.

Hieronder hebben we de 10 stappen die je moet doorlopen om een TEDx-evenement te organiseren op een rijtje gezet. Dit hebben gedaan we met behulp van Shaena Harrison, onderdeel van het productieteam van TEDxStockholm.

Stap 1. Kies een event format

TED biedt een variatie aan event formats waar je uit kunt kiezen. Welke je kiest, hangt af van het type organisatie dat je vertegenwoordigt (indien van toepassing), je ervaring met het organiseren van evenementen en je bereidheid tot de hoeveelheid tijd die je erin wilt steken.

Standaard evenement – tot 100 gasten, met een verscheidenheid aan onderwerpen, van twee uur tot een dag lang, kaarten kunnen worden verkocht tot $100 elk (ongeveer €88). Regels voor het ‘standaard evenement’ zijn ook van toepassing op de meeste andere typen evenementen uit de lijst van TED.

Universiteitsevenement – dienen gehost te worden op een hogeschool of universiteit door de medewerkers of studenten van die universiteit. Het doel van het evenement is dan om de innovatie en ideeën die binnen die gemeenschap gecreëerd worden te delen.

TEDXYouth evenement – georganiseerd door, of verzorgd voor de jeugd. Kandidaten jonger dan 18 jaar moeten een volwassen medeorganisator aan boord van het organisatieteam hebben.

ED-events – doel van dit event format is het samenbrengen van opvoeders, studenten, bestuurders en andere stakeholders om de toekomst van het onderwijs te bespreken.

TEDxLive-evenement – een community-viewing bijeenkomst om het officiële TED-Congres gezamelijk te bekijken via een live webcast. Er is geen limiet op deelnemersaantallen.

TEDxWomen-evenement – georganiseerd rondom de officiële TEDWomen-conferentie, met ten minste één gestreamde sessie. Gratis toegang of een kleine vergoeding als er live sprekers zijn.

Businessevent – medewerkers organiseren en nemen aan dit evenement deel om ideeën te delen die de kern van de missie en waardes van het bedrijf waar ze werken vertegenwoordigen. Licentiekosten zijn hier van toepassing.

Intern evenement – dit format is voor non-profitorganisaties, overheidsinstanties en ziekenhuizen om interne ideeën te delen en samenwerking tussen afdelingen te bevorderen. Alleen voor medewerkers van deze instanties.

Bibliotheekevenement – georganiseerd door bibliothecarissen bij een lokale bibliotheek. Wordt vaak wekelijks of maandelijks gehouden.

Stap 2. Stel een programma samen

Voordat je TED benadert om een licentie aan te vragen, moet je een mogelijk programma voor je evenement bedenken en het een naam geven. Ga opzoek naar onderzoeken, inzichten, theorieën, problemen en oplossingen binnen je gemeenschap die nog niet zijn behandeld in een TED- of TEDx-evenement.

Je hoeft de sprekers nog niet rond te hebben, maar TED vraagt naar ten minste drie voorbeelden van ideeën voor talks die je in je programma zou willen verwerken. De talks moeten divers – en op geen enkele manier met elkaar verbonden zijn. Als je besluit je evenement een thema te geven, dan moet dit abstract zijn. TEDx-evenementen mogen niet worden gebruikt om spirituele of religieuze overtuigingen, politieke ideeën, of commerciële producten te promoten.

Je moet ook nadenken over de TED Talk-video’s die je gaat laten zien tijdens je TEDx-evenement. Bij evenementen met een lengte van minder dan een halve dag moeten twee TED Talk-video’s worden getoond. Bij langere evenementen moet 25% van het totaal aantal lezingen bestaan uit officiële TED Talk-video’s.

Shaena zegt: “Voor het bedenken van het thema en de inhoud voor de afgelopen editie hadden we een workshop, gefaciliteerd door Hyper Island, waar we externe gasten en het kernteam uitnodigden om vier belangrijke concepten te bespreken, die we van daaruit hebben we opgedeeld in interessante thema’s.

Onze afgelopen editie had als thema “Lighthouse (vuurtoren)” en we hadden zeven sprekers op het podium die praatten over onderwerpen als technologie, entertainment, design, educatie, wetenschap en maatschappij.”

Stap 3. Een TEDx-licentie aanvragen

Je kunt slechts één licentie aanvragen en deze moet gekoppeld zijn aan de locatie waar het evenement wordt gehouden. TED stelt ook als voorwaarde dat je in de stad moet wonen waarvoor je een vergunning aanvraagt.

Het is aan te raden om tijdig je TEDx-evenement aan te vragen want het kan tot acht weken duren voordat de aanvraag in behandeling wordt genomen. Zodra je een licentie hebt, heb je 12 maanden om het evenement te organiseren. TED stelt dat je minimaal drie maanden nodig hebt om een evenement te organiseren, maar het is verstandiger om eerder te beginnen. Zo bouw je een buffer voor jezelf, mocht het langer duren om zaken geregeld te krijgen. Ook heb je zo wat meer tijd voor de promotie van je evenement.

Shaena: “Het organiseren van een groot TEDx-evenement begint ongeveer tien maanden van tevoren. Zodra het ene evenement voorbij is, nemen we een paar maanden vrij om ons te herpakken en dan beginnen we de volgende editie te bespreken.”

Stap 4. Stel een team samen

Vertel iedereen die je kent dat je een TEDx-evenement organiseert en kijk zo wie er aan wil haken. Bovendien kun je in het TED Community-adresboek op zoek naar lokale leden die misschien wel willen helpen.

Elk persoon uit je team moet een rol krijgen die bij zijn/haar specifieke vaardigheden past. Vaak nemen teamleden meer dan één rol op zich, afhankelijk van de grootte van je evenement – zorg ervoor dat ze genoeg tijd hebben om die rollen naast elkaar in te vullen!

Shaena: “De grootte van het team kan variëren. Ik heb teams van 3-5 personen gezien en ik heb teams gezien die veel groter waren. Zoals ons team in Stockholm, dat 38 mensen telt. We hebben ze opgesplitst in sub-teams zoals communicatie, productie, partners en adviesraad.

Ik heb binnen mijn ervaring met vrijwilligers bij allerlei soorten evenementen gewerkt en die bij TEDx zijn de beste! Ze zijn geïnteresseerd in TED, delen ideeën en helpen waar ze kunnen. Meestal plaatsen we een open oproep op onze social media pagina’s en krijgen dan altijd een gezonde dosis aanmeldingen.”

Stap 5. Selecteer een locatie en start met de invulling van je evenement

Volgens TED zijn de beste locaties voor TEDx-evenementen met 100 gasten of minder gezellig en eenvoudig, zoals kleine auditoria, conferentiezalen in hotels, theaters, kunstgalerijen en kleine muzieklocaties.

De locatie moet over het volgende beschikken:

  • De mogelijkheid om video’s te projecteren en te bekijken
  • Een podium voor de sprekers en dagvoorzitter
  • Ruimte om de catering op te stellen
  • Gunstig gelegen toiletten
  • Expositieruimte voor sponsoren, sprekers, een bloggers-lounge, etc.
  • Een zaal voor gesponsorde lunches, borrels en andere evenementen

Wat het ontwerp betreft, is elk podium verplicht om het officiële TEDx-logo met de volledige naam van het evenement te vermelden. Gebruik props en visuele elementen om je regio, stad of lokale cultuur te laten zien. Daarnaast moet je het podium verlichten voor videoproductie. TED stelt ook als voorwaarde dat het evenement zo milieuvriendelijk mogelijk moet zijn.

Shaena: “We hebben richtlijnen over hoe het podium moet worden ingericht, bijvoorbeeld de rode loper op het podium en de TEDxStockholm-letters op de achtergrond. We hebben ook richtlijnen voor hoogwaardige videoproductie en dit is waar een groot deel van ons budget naartoe gaat.”

Stap 6. Bevestig je sprekers

Je sprekers mogen maximaal 18 minuten praten (je hebt een timer op het podium waar je je aan moet houden), maar de spreektijd mag ook zo kort zijn als vijf minuten. De talks kunnen zich concentreren op één groot, wereld-veranderend idee; een klein, interessant idee; een onderbelicht probleem; een wetenschappelijke ontdekking; een technische demo; een artistieke uitvoering, of een lezing van een kunstenaar over zijn/haar werk.

TEDx-sprekers mogen niet worden betaald en mogen zichzelf, of hun producten, niet promoten op het podium (behalve wanneer ze specifiek zijn gevraagd om hierover te spreken, bijvoorbeeld technische demo’s of ideeën uit hun boek). Sponsors kunnen geen sprekers zijn, organisatoren evenmin.

Shaena: “Het mooie van TED is dat sprekers, vrijwilligers en het team allemaal op één lijn zitten als het gaat om teruggeven aan de gemeenschap. Als het dus gaat om het vinden van sprekers, zitten ze vrijwel altijd op dezelfde golflengte met betrekking tot ideeën en het leveren van kwaliteit in lijn met de missie van TED. “

Gerelateerd: Zoek, vind en boek sprekers voor je evenement met dit gratis template

Stap 7. Stel een budget samen

Een TEDx-evenement kan niet worden gebruikt om winst te genereren, zelfs niet om geld in te zamelen voor een goed doel. Hoewel je voor kaarten kosten in rekening mag brengen (tot $100 / €88 per persoon voor de meeste typen evenementen), kan dit alleen worden gebruikt om de kosten te dekken. Alle overtollige gelden moeten worden gebruikt voor de organisatie van daaropvolgende evenementen.

Je kunt sponsoring aanvragen om kosten te dekken voor dingen die je nodig hebt, zoals de locatie, catering en audiovisuele apparatuur. TEDx stelt voor om sponsoring in natura te zoeken en heeft bestaande relaties met enkele bedrijven die producten en diensten gratis leveren aan TEDx-organisatoren via de Sponsor Marketplace.

Sponsoren moeten worden gezien als partners die een oprechte dialoog met de TEDx-gemeenschap willen voeren. Deze partners moeten worden aangemoedigd om zo creatief mogelijk te zijn om waarde-verhogende mogelijkheden te bedenken en te bieden.

Shaena: “We mogen kosten in rekening brengen voor het evenement om onze eigen kosten te dekken. We doelen er altijd op break even te spelen zonder dat het afdoet aan de ervaring van de bezoeker, die moet uitzonderlijk zijn. Alle TEDx- evenementen zijn sterk afhankelijk van sponsoren en kaartverkoop om deze concepten neer te zetten. We moeten het evenement betaalbaar houden en tegelijkertijd onze kosten dekken.

Een goede tip is om te proberen sponsoren/partners te vinden die het grote bereik zien van wat je aanbiedt. Als je van plan bent meerdere TEDx-evenementen te organiseren, zijn sponsoren die de kracht hiervan begrijpen en het publiek dat je aantrekt een win/win.”

Gerelateerd: Budgetteren voor dummies: een stappenplan voor het budget van je evenement

Stap 8. Promoot je Evenement

Om je TEDx-evenement te promoten kun je naast een pagina op TED.com aanmaken ook aan de slag met een registratiesysteem zoals Eventbrite (zie bijvoorbeeld deze TEDx-pagina’s op Eventbrite.nl). Er wordt ook verwacht dat je een officiële website voor je evenement opzet en social media kanalen aanmaakt. Maak het jezelf gemakkelijk en bekijk deze Eventbrite gids boordevol met tips over social media voor evenementen.

In de aanloop naar je evenement, adviseert TED om een blog bij te houden, regelmatig updates naar gasten te mailen, persberichten uit te sturen en een teaservideo te maken. Streef ernaar om een community rondom je evenement te bouwen voordat deze gaat plaatsvinden. Dat maakt je bezoekerswerving voor de volgende edities een stuk gemakkelijker. Daarnaast brengt het de kwaliteit van netwerken voor je bezoekers tijdens je evenement sterk omhoog.

Shaena: “Wat naar mijn mening een TEDx-evenement goed maakt, is dat er een diversiteit bestaat tussen de sprekers en deelnemers. Mensen laten communiceren en een community opbouwen in plaats van alleen verbinden met elkaar.”

Stap 9. Fotografeer je evenement, leg het op video vast en zend het live uit

Het hele doel van je evenement is om informatie en ideeën te verspreiden (ideas worth spreading). Het is dus cruciaal om je evenement vast te leggen en het te delen met de rest van de wereld. Webcasting is een geweldige manier om het bereik van je evenement te vergroten en je kunt Facebook Live, YouTube Live, Instagram Live of het eigen livestream-kanaal van TED hiervoor gebruiken.

Zodra de video’s van je TED talks zijn bewerkt en aangepast waar nodig, kun je ze uploaden naar het TEDx YouTube-kanaal. TED eist ook dat je een marketingplan opstelt voor het promoten van je video’s na het evenement.

Stap 10. Stuur een enquête uit na het evenement

TED stelt als voorwaarde dat je de TEDx enquête binnen 48 uur nadat je evenement is afgelopen verstuurt; resultaten worden vier weken na verzending van je enquête in een PDF naar je gemaild. De resultaten zijn gebaseerd op het Net Promotor Score-systeem, zodat je eenvoudig het succes van je TEDx-evenement met dat van anderen kunt vergelijken.

Wanneer het allemaal voorbij is, kun je een aanvraag indienen om het evenement te herhalen en TED zal dan je prestaties beoordelen bij de overweging om je nog een licentie te verlenen.

Je mag (naast de TEDx enquête) ook een link naar een eigen enquête uitsturen. Meer weten over het opstellen van goede vragenlijsten? Download dan deze gids over enquêtes met insider tips van het SurveyMonkey team.

Conclusie

TEDx-evenement helpen je ervaring op te doen met het organiseren van evenementen en brengen je in contact met interessante mensen en noemenswaardige ideeën. Als je altijd al een evenement hebt willen organiseren rondom jouw werkveld of omgeving, profiteer dan van dit hoog aangeschreven merk om je te helpen sprekers, een betrokken publiek en enthousiaste sponsoren te vinden.

Als je opzoek bent naar een manier om winst te maken ben je aan het verkeerde adres, maar het organiseren van een TEDx evenement biedt je wel de mogelijkheid om vaardigheden, erkenning en inspiratie op te doen.

 

Ga aan de slag met Eventbrite

Vind de oplossing die bij jou past, zodat je meer tickets kunt verkopen, je evenement kan laten groeien en direct kunt beginnen met je verkoop.

Aan de slag