Maandenlang heb je er naartoe gewerkt en eindelijk is het zo ver: het publiek staat te popelen om je evenement te bezoeken. Natuurlijk heb je overal aan gedacht, zeker als je bij de opstelling van je entreeplan al de best practices hebt bekeken.  Maar om een gesmeerde doorstroom te garanderen, is het zaak om ook op de dag zelf alles goed te controleren. Check, check, dubbelcheck!

De beste tijdsplanning voor de entree van jouw evenement

Als alles lekker loopt bij de ingang, komt iedereen met een goed humeur binnen en kan hun dag of avond al bijna niet meer stuk. Een goed begin is het halve werk. De Field Ops afdeling van Eventbrite heeft alles wat je kunt bedenken al een keer meegemaakt. Van stroomuitval tot stromende regen en van benevelde bezoekers tot onverwachte last-minute aanloop. Samen met deze experts hebben we een tijdsplanning opgesteld, zodat je precies weet wanneer je alles op orde moet hebben.

Twee dagen voordat je evenement begint

De hekken en poorten van je entree zijn misschien nog niet helemaal opgebouwd, maar zorg ervoor dat je de scanapparatuur en de kassa al hebt ontvangen. Nu is het moment om te controleren of alles naar behoren functioneert. Zet de scanapparatuur en de kassa aan, log in op de scan- en kassaomgeving en kijk of alles het doet. Zo niet, dan is er nu nog tijd om maatregelen te nemen. Staan alle tickets goed in het systeem? Check ook de batterijen van de scanners en laadt ze zo nodig op. Is internet en de stroomvoorziening bij je entree goed geregeld? Zorg ervoor dat iedereen weet wanneer alles operationeel moet zijn.

2,5 uur voordat de deuren open gaan

Is de indeling van je entree in orde? Controleer je of de stroom, de portofoons en het internet (inclusief wifi) werkt. Ja? Dan kan de kassa worden aangesloten en de scanapparatuur worden klaargezet.

1 uur voordat de deuren open gaan

Het systeem is klaar voor de opening en de entreemanager is ook gearriveerd. Het is fijn als de het personeel voor de kassa en voor het scannen van de tickets en de mensen van de security nu allemaal aanwezig zijn. Zijn de batterijen van je scanapparaten nog in orde? Zo niet, gooi ze nog snel in de oplader.

Aftellen naar de opening

Drie kwartier voor de opening is een mooi moment om een inleidend praatje te geven voor je kassa- en scanpersoneel en. Geef ze een welkom gevoel: hun inzet en glimlach is het eerste wat je bezoekers van je evenement meekrijgen. Leg nog even uit wat voor bezoekers ze kunnen verwachten, wat ze moeten doen als mensen met verkeerde tickets binnen proberen te komen en wens ze een fijne dag. De entreemanager neemt de precieze werking van de kassa en de scanapparatuur door met het scanpersoneel. Het is vaak niet ingewikkeld, maar het is fijn als iedereen het vanaf de eerste bezoeker in de vingers heeft. Samen met de entreemanager en de security doe je een laatste check. Is de hele entree klaar voor de opening? Een half uur na de opening kom je weer even peilen: loopt alles naar wens?

Tijdens het evenement

Het hangt heel erg van je evenement af wanneer je minder scanpoorten nodig hebt, dus hou de afnemende drukte geregeld in de gaten. Veel bezoekers zullen ook niet tot het einde wachten om weer naar huis te gaan. Het is dus zaak op tijd te zorgen voor een goede uitstroom. Een uur voordat je de eerste vertrekkers verwacht, kan je in overleg met beveiliging en Entreemanager van de eerste entreepoorten een exitpoort maken. Overleg vanaf dat moment ieder half uur of er voldoende exitpoorten zijn.

Vergeet ook niet om je kassa- en scanpersoneel van eten en drinken te voorzien. Zo hou je je personeel tevreden, zorg je ervoor dat ze voldoende energie hebben om hun werk goed te doen en kun je direct wat promotie maken voor de foodtrucks op je evenement.

Vanaf twee uur voor het einde van het evenement

Twee uur voor sluitingstijd (of zodra je uitverkocht bent uiteraard) kan de kassa gesloten worden. De scanpoorten kunnen een halfuur voor het einde allemaal dicht en een kwartier later wil je de apparaten allemaal verzameld hebben. Roep je personeel na afloop bij elkaar voor een dankwoord. Als het goed is, verliep alles naar wens!

Conclusie

Met deze tips hoef jij je als organisator geen zorgen te maken over een gesmeerde instroom (en uitstroom) van je bezoekers en kan je zo veel mogelijk aandacht geven aan de inhoud van je evenement. Meer weten over hoe je een feilloos evenement organiseert? Lees dan ons Draaiboek: hoe je veelvoorkomende festivalfouten vermijdt.