Als evenementorganisator is elke dag een race tegen de klok. Je moet constant meerdere taken in onmogelijk korte tijd afronden. De kleinste inefficiëntie kan grote gevolgen hebben voor de weinige tijd die je voor jezelf hebt.

Af en toe eens doorwerken tot in de vroege uurtjes is misschien onvermijdelijk, maar je riskeert een burn-out als je er niet in slaagt je tijd beter in te delen.

Of je er nu voor kiest je to-do-lijst te volgen of je agenda, timemanagement is essentieel voor een langdurige carrière in de evenementensector. Om je te helpen grip te krijgen op je planning, hebben we tips gevraagd aan evenementprofessionals uit de sector en de productiviteitsexperts van Asana.

Dit zijn hun vijf beste tips:

  1. Plan je dag. Je kunt je dag opdelen in een to-do-lijst, of als je liever je agenda volgt, kun je tijdblokken toewijzen aan specifieke taken. Er zit waarheid in Parkinson’s law – een taak duurt zo lang als de tijd die ervoor staat. Binnen een bepaald tijdsbestek werken dwingt je hersenen naar een deadline toe te werken en door te gaan met de volgende taak wanneer de tijd om is.
  2. Meet je tijd in minuten, niet uren. Volgens Forbes beschouwen ’s werelds productiefste mensen hun dag als 1440 minuten om dingen voor elkaar te krijgen. Misschien heb je een uur nodig om een bepaald project af te maken, maar er zijn vast heel wat snelle taken die je in enkele minuten kunt afhandelen.
  3. Maak een map met ‘taken van 5 minuten’ die je kunt aanpakken wanneer je er even de tijd voor hebt. Als je deze snelle taken ergens kunt bewaren, maak je je er geen zorgen over terwijl je aandacht bij grotere projecten ligt.
  4. Plan tijd in om onafgebroken te werken. Bescherm je agenda door blokken tijd in te plannen waarin je effectief werk gedaan krijgt. Het kan zijn dat je deze blokken af en moet verwisselen of verschuiven, maar doe je best om je werktijd te beschermen zodat je niet midden in de nacht aan het werk moet.
  5. Laat tijd over voor het onverwachte. Als evenementorganisator krijg je tal van ‘dringende’ last-minute verzoeken. Toen we organisatoren naar de grootste hindernis voor dagelijkse productiviteit vroegen, zei bijna de helft (44%) ‘last-minute verzoeken’. Houd bij het plannen van je dag ten minste 20% van je tijd vrij voor onverwachte taken.
Tips van Asana-medeoprichter, Justin Rosenstein

Wanneer ben je in op je productiefst? Als je dag continu wordt onderbroken door vergaderingen, is het moeilijk om in ‘de zone’ te geraken (een toestand waarin je helemaal op dreef bent en diep op complexe taken ingaat).

  • Zet ‘vergaderingen’ van drie uur in je agenda waar jij de enige deelnemer van bent. Collega’s zullen om deze drukke tijd heen plannen, zodat je ononderbroken je werk gedaan kunt krijgen.
  • Spreek indien mogelijk met je hele team één dag per week af waarop geen vergaderingen worden gepland. Bij Asana hebben we vergadervrije woensdagen.
  • Houd bij op welk moment van de dag je verschillende activiteiten het best uitvoert. Doe het zwaarste werk tijdens je ‘Supermantijd’. Hier lees je hoe ik te weten ben gekomen dat mijn Supermantijd tussen 10.00 en 12.00 uur ligt: Je Supermantijd vinden.

De eerste stap om duidelijkheid te scheppen bij al je medewerkers is om duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe te wijzen. Als iedereen weet waar ze aan toe zijn, is het minder waarschijnlijk dat ze steken laten vallen. En als dat wel gebeurt, weet je meteen wie ervoor verantwoordelijk is.

Voor meer deskundig advies over hoe je een productievere evenementorganisator wordt, lees je deze handleiding die is geschreven in samenwerking met Asana.