Ben je van plan een studentenfeest te gaan organiseren? Dat kan soms lastig zijn, zeker als het een wat groter feest is dan het gemiddelde huisfeestje. Je moet dan met nog meer dingen rekening houden. Maar geen zorgen, hulp is nabij. Het organiseren van een feest hoeft helemaal niet zo moeilijk te zijn, zolang je het juist aanpakt. Lees daarvoor de onderstaande 9 tips en organiseer op een relaxte manier een onvergetelijk studentenfeest.

Tip 1: Houd je doel duidelijk voor ogen

First things first: wat is het doel van jouw studentenfeest? Wil je nieuwe leden binnenhalen? Of juist een feestje geven als energie boost voor de huidige leden van je studentenvereniging? Wat je doel ook is, houd dit doel duidelijk voor ogen wanneer je begint met het organiseren van jouw studentenfeest. Zo organiseer je gerichter. 

Tip 2: Kies het juiste thema en gebruik dat als rode draad

Een goed studentenfeest is natuurlijk pas compleet als het ook een thema heeft: van après-ski, into the future of een Hollandse avond tot een black & white party. Kies een origineel thema dat bij jouw organisatie of vereniging past. Een thema werkt als een rode draad voor de organisatie van een feest, want je krijgt zo veel duidelijker voor ogen wat je allemaal nodig hebt.

Tip 3: Stel een budget op en hou je eraan

Het is belangrijk dat je precies weet wat je budget is. Zo kun je beter inschatten wat er allemaal mogelijk is voor jouw studentenfeest. En komt er toch nog wat geld tekort? Dan heb je nog de mogelijkheid om opzoek te gaan naar sponsoren of de prijzen van je toegangskaartjes voor (niet)leden wat op te schroeven. Het is dus wel belangrijk dat je al vroeg weet hoeveel geld je precies hebt om uit te geven. 

Tip 4: Regel zelf een DJ 

Een goed feestje valt of staat vaak met de muziek. Steek daarom wat tijd en zorg in het uitzoeken van een goede DJ. Mocht je budget beperkt zijn, ga dan na in je kenniskring of er iemand is die wil draaien. Er is vast wel iemand die iemand kent die goed kan draaien en dat voor een zacht prijsje wil doen. Zorg er verder ook voor dat je de nodige geluidsinstallatie hebt.

Tip 5: Check of je vergunningen nodig hebt

Een paar dagen voor je feest kom je erachter dat je geen alcoholvergunning hebt aangevraagd, wat betekent dat je geen bier kunt serveren. Paniek! Om dit te voorkomen is het dus handig dat je eerst even in de regels duikt. Heb je een alcoholvergunning nodig voor  je studentenfeest? Of misschien speciale toestemming met het oog op geluidshinder? Check de website van je gemeente en vraag bij de locatie na wat nodig is.

Tip 6: Verdeel de taken

De organisatie van je studentenfeest bestaat vast uit meer personen dan alleen jezelf. Misschien organiseer je dit feest samen met vrienden of een committee, zorg er dan voor dat iedereen heel duidelijk voor ogen heeft wat hij/zij moet doen. Iedereen studeert, jullie tijd is dus beperkt. Zorg er dus voor dat je niet dubbel werk aan het doen bent maar maak duidelijke afspraken en deadlines.

Tip 7: Kondig op tijd je feest aan

Stuur de uitnodigingen op tijd en kondig je feestje ruim van te voren aan, met posters, via email of via social media. Voor een goede opkomst is het belangrijk dat je het iedereen op tijd laat weten. Vermeld hierbij ook het thema, of er introducees mogen komen, of er entree is en hoe ticket kunnen worden gekocht.

Tip 8: Verkoop tickets online

Voor de organisatie van elk feest, is het belangrijk dat de organisator een idee heeft van hoeveel mensen zullen komen. Zo weet je niet alleen hoeveel drank of eten je in moet kopen, maar ook of dat aantal mensen überhaupt past in je locatie. Om hier zicht op te houden kun je je tickets van te voren online verkopen. Is je studentenfeest gratis? Ook dan is het de moeite waard om mensen zich vooraf online in te laten inschrijven. 

Tip 9: Weet wie er binnen is

Weet tijdens je feestje wie er binnen is, zowel voor organisatorische- als voor veiligheidsredenen. Als je je kaartjes via een online ticketingplatform zoals Eventbrite verkoopt (of mensen online gratis laat inschrijven) kun je live precies bijhouden wie zich heeft geregistreerd. Verder kun je met de gratis Eventbrite Organizer app mensen bij de deur laten inchecken.

 

Met de juiste aanpak en tools kun je echt een onvergetelijk studentenfeest organiseren. Maak het jezelf dan ook makkelijker met handige organiser tweaks. Waarom organiseer je je feestje niet via Eventbrite? Maak je evenement aan en verkoop via ons je tickets. Dat kan ook al gratis voor gratis tickets. Ga direct aan de slag.