“Hallo, welkom bij Eventbrite! Wat kan ik voor je doen?”…voor iedere organisator die wel eens naar Eventbrite belt, klinkt dit waarschijnlijk bekend. Ons Customer Experience team staat 24/7 voor je klaar. We ontvangen honderden telefoontjes per dag en helpen organisatoren met uiteenlopende uitdagingen. Ons doel: je helpen het ultieme evenement neer te zetten!

Voor wie liever online naar tips en oplossingen zoekt, hieronder hebben we een lijst samengesteld van de top 8 veelgestelde vragen die onze organisatoren bezig houden. We hopen dat je er iets aan hebt.

1. Wat is de beste online opzet voor mijn evenement?

De meeste organisatoren weten precies wat ze willen bereiken, maar vinden het moeilijk dit uit te voeren in hun online opzet. We geven je dus een aantal scenario’s en ideeën voor de opzet van je evenementwebsite :

  • Voorbeeld: Je bent leraar op de universiteit en je wilt een wekelijks inloopuur organiseren. Om het zo overzichtelijk mogelijk te houden, kunnen je studenten zich inschrijven per tijdslot. Iedere week zijn dezelfde tijdslots beschikbaar met hetzelfde aantal plaatsen.
    Oplossing: met een evenementenreeks, hoef je maar één evenement aan te maken met één ticket waar je simpelweg verschillende data en tijden aan toevoegt.
  • Voorbeeld: Je organiseert een tech-congres dat plaatsvindt op verschillende locaties in Amsterdam verspreid over meerdere dagen. Bezoekers kunnen zich inschrijven voor één dag, maar ook voor het hele pakket inclusief alle dagen en locaties.
    Oplossing: we hebben een speciale opzet die perfect is voor evenementen met meerdere data en meerdere locaties.

Het beste advies dat we je kunnen geven is: test je evenement voordat je het publiceert. Zet je evenement op privé en loop zelf door het registratieproces heen.

2.Hoe promoot ik mijn evenement?

Er zijn verschillende manieren om een evenement te promoten, maar welke strategie werkt het best voor jou? En hoe zet je deze op de meest efficiënte manier in?

Naast het schrijven van een pakkende evenement-omschrijving en het linken van je evenement aan Facebook, is er veel meer dat je kunt doen, ook buiten het Eventbrite-platform om.

De eerste stap is het bepalen van je doelgroep. Wat voor mensen komen er naar jouw evenement? Zouden ze gevoeliger zijn voor online of voor offline marketing? Voor ads via LinkedIn of via Pinterest? Het tweede waar je naar moet kijken, is je budget. Hoeveel heb je te besteden aan adverteren? Zelfs met een klein budget heb je meer dan genoeg opties om de aandacht naar jouw evenement te trekken.        

3. Hoe houd ik me aan de Algemene Verordening Persoonsgegevens met Eventbrite?

Dit was een veelgestelde vraag van organisatoren toen de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) van kracht werd in mei 2018. Ons Customer Experience team kan geen juridisch advies geven, maar we bieden wel een compleet overzicht van alles wat je moet weten, juridisch gezien, wanneer je Eventbrite gebruikt. Ook leggen we graag aan je uit welke rol je als organisator hebt in het verwerken van persoonsgegevens en welke verantwoordelijkheid Eventbrite heeft.

4. Hoe beheer ik mijn evenement?

Eventbrite’s dashboard biedt talloze opties om je evenement te beheren. Om het je gemakkelijk te maken hebben we het dashboard onderverdeeld in grofweg vier categorieën.

  1. Registratie-opties: verzamel gegevens van bezoekers, verander details in de orderbevestiging, vereenvoudig wachtlijsten en beheer ticket-transfers.
  2. Promotie-tools: verkoop tickets op je eigen website met de vernieuwde integratie, verzend e-mailuitnodigingen, zet een partnerprogramma op en creëer kortingscodes.
  3. Analyseer mogelijkheden: bekijk in welke stad je de meeste tickets verkocht hebt, download evenement-rapportages, zet trackingpixels op met bijvoorbeeld Google Analytics.
  4. Bezoekersbeheer: betaal bezoekers terug via Eventbrite, communiceer met je bezoekers, maak naambadges en gastenlijsten; alles wat je nodig hebt om de klanttevredenheid hoog te houden!

5. Hoe word ik uitbetaald?

De vraag van 1 miljoen (of misschien iets minder) voor iedere organisator. Het organiseren van een evenement kost veel tijd en energie. Het is een geweldig vakmaar aan het eind van de dag zul je er ook financieel iets aan over moeten houden. Er zijn verschillende betaalopties voor zowel de bezoekers als voor jou. Met het professional pakket bepaal jij welke methode het best werkt op basis van bijvoorbeeld het tijdstip van uitbetaling of het inschakelen van offline betaalmogelijkheden.

6. Hoe regel ik het inchecken van de bezoekers op de dag zelf?

Je marketingcampagnes hebben effect gehad en je verwacht dat er zo’n 500+ bezoekers rond hetzelfde tijdstip aan de deur zullen staan. Natuurlijk wil je chaos bij de entree voorkomen. Hoe zorg je nou voor een soepele doorstroom? Er zijn verschillende manieren om je bezoekers in te checken. Je kunt de gratis Eventbrite Organizer App gebruiken om tickets te scannen of de bezoekerslijst om namen op te zoeken. Voor grote festivals of congressen is RFID misschien wel de uitkomst. Neem een kijkje op dit blog om te zien waar je op moet letten.  

7. Het evenement is afgelopen, what’s next?

Pfiew, dat zit erop. Dankzij jouw goede voorbereidingen was het een groot succes! Natuurlijk wil je dit in de toekomst herhalen of beter zelfs – het succes overstijgen. Je kunt veel leren van het analyseren van je huidige data. Of je nu de doorstroom op de dag zelf verder wilt verbeteren of een gerichtere marketingcampagne wilt organiseren: de antwoorden zitten in de cijfers!

8. Ik moet mijn evenement annuleren, help!

Slechte weersomstandigheden of een artiest die ineens ziek wordt; soms gebeuren er dingen die onverwachts jouw zorgvuldige planning op zijn kop zetten. Zelfs de beste, meest ervaren organisatoren overkomt het wel eens dat hun evenement geannuleerd moet worden. Hoe doe je dat nu op een nette manier (en zorg je ervoor dat jouw bezoekers de volgende keer weer een kaartje kopen)? Communicatie is hier het sleutelwoord: laat jouw bezoekers weten dat het evenement geannuleerd is en dat ze binnen vijf werkdagen hun geld terugkrijgen. Dit kan via Eventbrite per e-mail en via jouw eigen website en social media kanalen. De volgende stap is het restitueren van de bestellingen. Als je meer dan 50 orders hebt, neem dan even contact op met het Eventbrite support-team. We helpen graag om dit zo gemakkelijk mogelijk voor je te maken.  

Geïnspireerd geraakt? Ga aan de slag met je (eerste) evenement!