Organiseer je wel eens evenementen? Dan zit je waarschijnlijk van tijd tot tijd met je handen in het haar vanwege alle dingen die je moet regelen. Bij het organiseren van een evenement komt nou eenmaal veel kijken. Maar met de juiste tips en tricks kun je er echt voor zorgen dat de organisatie soepel verloopt. Wat mag je nou niet over het hoofd zien tijdens het organiseren van een evenement? Een van de belangrijkste kritische succesfactoren is de juiste vergunning aanvragen voor jouw evenement. Mocht je namelijk op dat gebied steken laten vallen, dan kan je evenement echt in gevaar komen. Voorkom dat met dit handige stappenplan.

Stap 1: Ga op zoek naar informatie voor jouw gemeente

Het aanvragen van een evenementenvergunning of het maken van een melding kan bij de gemeente waar je het evenement wilt organiseren. De regelgeving kan verschillen van gemeente tot gemeente, ga dus vooral op zoek naar specifieke informatie over de gemeente waar jij je evenement organiseert. Zo heb je de benodigde informatie bij de hand wanneer je verder gaat met stap 2 t/m 6.

Stap 2: Moet je een vergunning aanvragen of melding maken?

Kleine, eenvoudige buitenevenementen (bijvoorbeeld een buurtfeest of rommelmarkt) kun je vaak gratis bij je gemeente melden. Je hebt dan geen vergunning nodig. Veel gemeenten beschouwen evenementen met maximaal 250 personen als klein. Vaak wordt een evenement als groot beschouwd als het meerdere dagen duurt, als er live muziek is, als het evenement niet buurt- of straatgericht is of als er (gedeelten van) straten worden afgesloten. Voor een (middel)groot evenement moet je over het algemeen een vergunning aanvragen.

Stap 3: Bekijk de kosten en neem dit op in jouw budget

Het maken van een melding van een klein evenement is dus vaak gratis, bij vergunningen is dit niet het geval. Aan vergunningen zijn legeskosten verbonden, dit is een betaling aan de overheid waarvoor ze een individueel aanwijsbare tegenprestatie verrichten. Des te groter het evenement, des te hoger de kosten. De kosten kunnen erg verschillen per gemeente. Bekijk de kosten voor de grootte van jouw evenement in jouw gemeente en neem dit op als kostenpost in jouw budget.

Stap 4: Bekijk hoe lang de vergunningaanvraag zal duren

Ook de duur van de vergunningaanvraag verschilt van gemeente tot gemeente. Het is dan ook altijd aan te raden om hier zo vroeg mogelijk mee te beginnen. Een melding maken kan vaak op korter termijn gedaan worden, dan het aanvragen van een vergunning. De gemeente heeft voor een vergunning namelijk tijd nodig om een goede risico inventarisatie te kunnen maken en om eventueel een verkeersbesluit te nemen. Neem dus het zekere voor het onzekere en begin hier ruim op tijd mee.

Stap 5: Verzamel de juiste papieren en vraag je vergunning aan

Voor het maken van de melding of het aanvragen van de vergunning moet je een aantal papieren verzamelen. Wat heb je hiervoor nodig? Dat verschilt per gemeente. Maar voor een vergunningaanvraag heb je vaak informatie over het evenement, de gegevens van de aanvrager, een plattegrond van het evenemententerrein en een veiligheidsplan nodig.

Stap 6: Moet je ook andere vergunningen aanvragen?

Het is mogelijk dat je naast de vergunning voor je evenement ook nog andere vergunningen of ontheffingen nodig hebt. Denk hierbij aan een ontheffing voor het verstrekken van zwak alcoholische dranken, een vergunning sterke drank, een geluidsontheffing, een parkeerontheffing, een optochtvergunning of een melding brandveilig gebruik. Doe hiervoor ook een vergunningcheck!

 

De dagen voorafgaand aan je evenement kunnen hectisch zijn. Je hebt miljoenen losse eindjes om aan elkaar te knopen en de klok tikt maar door. Hoewel we niet kunnen garanderen dat alles op je evenement precies volgens plan zal verlopen, kunnen we er wel voor zorgen dat je je iets meer op je gemak voelt. Download de Antistress-checklist voor evenementorganisatoren en voel je voorbereid op je evenement.