Het organiseren van evenementen is een stressvolle taak en iets wat je niet in je eentje kunt doen. Maar het uitbreiden van je team kan ook veel stress met zich meebrengen, zeker als je al zoveel andere dingen aan je hoofd hebt.

Hoe kun je het wervingsproces zo efficiënt en snel mogelijk maken? Begin met een basislijst van sollicitatievragen zodat je moeiteloos je volgende teamlid kunt vinden.

Hier zijn 15 vragen voor evenementcoördinatoren die jij aan je volgende kandidaat kunt stellen. Ze zijn gegroepeerd op basis van vaardigheden, waaronder tijdsbeheer, stressmanagement, budgettering, het meten van succes en technologie.

1. Tijdsbeheer

Voor een evenementorganisator heeft een dag nooit genoeg uren. Door vragen te stellen over tijdsbeheer, kom je te weten hoe de kandidaat zijn of haar workload aanpakt en prioriteiten stelt.

Neem voor het sollicitatiegesprek even de tijd om jezelf deze vragen te stellen. Er is niet een juist antwoord, maar wel een antwoord dat het beste bij jouw team past.

Vragen die je kunt stellen:

  1. Hoe deel je jouw tijd in? Welke organisatietools gebruik je?
  2. Wat zijn de eerste stappen die je neemt als je een nieuw evenement lanceert?
  3. Ben je wel eens meerdere evenementen tegelijk gemanaged? Heb je beide evenementen met succes kunnen afronden, en zo ja, hoe?

2. Stressmanagement

Je wilt geen teamlid dat bezwijkt onder de druk. Hoe gaat je kandidaat om met stress? Deze vragen helpen je te achterhalen hoe zelfbewust ze zijn, hoe ze omgaan met conflicten en of ze het hoofd koel kunnen houden wanneer niet alles volgens plan verloopt.

Vragen die je kunt stellen:

  1. Heb je wel eens op een onverwachte verandering moeten inspelen? Wat heb je toen gedaan en wie was erbij betrokken?
  2. Wat doe je als je stress ervaart?
  3. Vertel me eens over een moeilijke klant en hoe je daarmee bent omgegaan. Hoe is dat afgelopen?

3. Budgetteren

Het managen van het budget is één van de meest frustrerende aspecten voor een organisator. Je evenement staat of valt ermee. Je hoeft geen boekhouddiploma te hebben, maar je hebt wel iemand nodig die je uitgaven bijhoudt, met leveranciers kan onderhandelen en het budget serieus neemt.

Vragen die je kunt stellen:

  1. Ben je wel eens boven je budget gegaan? Wat heb je toen gedaan?
  2. Hoe heb je met sponsoren, leveranciers en partners onderhandeld om meer ruimte te maken in het budget?
  3. Welke tools gebruik je om je budget te beheren?

4. Succes meten

Het succes van een evenement heeft verschillende betekenissen voor verschillende mensen. Voor jou betekent het misschien het bereiken van een aanwezigheids- of winstdoel. Voor je sponsoren of partners gaat het misschien om een concreet rendement op hun investering. En voor je bezoekers betekent succes een geweldige ervaring.

Je kandidaat moet de hoofddoelen van je evenement begrijpen en naar succes toewerken zoals jij het definieert.

Vragen die je kunt stellen:

  1. Hoe meet je het succes van je evenementen? Gebruik je kwalitatieve of kwantitatieve gegevens?
  2. Beschrijf je meest geslaagde evenement. Wat heb je gedaan om deze zo succesvol te maken?
  3. Wat is volgens jou cruciaal voor een geslaagd evenement?

5. Tools, nieuws en tech

Het is belangrijk dat evenement professionals up-to-date blijven over de nieuwste trends en tools in de sector. Technisch onderlegde teamleden zijn effectiever, hebben minder training nodig en maken jouw leven gemakkelijker. Ontdek hoe je te weten kunt komen of de kandidaat op de hoogte is van de nieuwste technologieën.

Vragen die je kunt stellen:

  1. Welke evenementtechnologie/-software gebruik je of vind je de beste? Welke nieuwe technologie wil je graag uitproberen?
  2. Welke marketingtechnologieën gebruik je om evenementen te promoten? Hoe beheer je jouw social media, advertentie- en e-mailcampagnes?
  3. Hoe blijf je op de hoogte van ontwikkelingen in de sector?

Maak je team productiever

Naarmate je team groeit, worden productiviteit en efficiëntie alleen maar belangrijker. Zorg er dus voor dat deze waarden in het DNA van je teamleden zijn ingebakken. Wil je zelf ook meer structuur aanbrengen in je planning? Gebruik dan deze kalender om al je activiteiten te plannen.