Iedereen in de evenementenindustrie weet dat er externe factoren zijn waar je niet tegenop kunt plannen: het weer, een annulering door een artiest of locatie, laat staan een wereldwijde pandemie.

Wanneer onverwachte tegenslagen je evenement dwarsbomen, helpt een noodplan je de volgende zet te bepalen. Maar wat als je er geen hebt? Niet ervaring of expertise, maar improvisatietalent blijkt in deze situaties de belangrijkste kwaliteit van de evenement professional  En met een scala aan digitale formats sta je voor een uitdaging; Noem je het een livestream? Of ga je voor een webinar of virtueel evenement? Het enige wat nu telt; Je wilt aan de verwachtingen van je bezoekers voldoen en liefst nog overtreffen. Lees verder om erachter te komen hoe je dat kunt realiseren.

Kijk naar de voordelen van online evenementen

Ook in een situatie van overmacht biedt jouw nieuwe online format directe voordelen. Zo kun je:

  • Meer mensen toelaten tot je evenement
  • Besparen op kosten, zoals reiskosten, leveranciers en locatiehuur
  • Sociale tools en chats benutten om het gesprek gaande te houden

Bepaal of je evenement geschikt is voor een online publiek

Wat succesvol is offline, is niet altijd geschikt voor de virtuele wereld. Dat betekent niet dat jouw online workshop of seminar hieronder moet lijden.. Een optimale beleving is mogelijk in elk format. Een livestream van een concert of optreden kan zich perfect lenen voor een digitale ervaring. Zo heeft je evenement een breder bereik en krijgen online gasten het gevoel er echt bij te zijn. Daarentegen zou een bouwworkshop waarvoor bezoekers materialen moeten gebruiken die ze niet bezitten weer niet werken. Evenementen die fora zijn voor discussie en leiderschap komen in een online format vaak goed tot hun recht. Denk bijvoorbeeld aan een debat in het gemeentehuis over het dichten van de loonkloof tussen mannen en vrouwen.

Ook netwerken hoeft niet te lijden in de online omgeving. Door bezoekers aan te moedigen feedback te geven of mee te chatten, bied je ruimte voor interactie. Meningen kunnen op deze manier in real-time met elkaar worden gedeeld.


Kies de juiste technologie


Beslis op welk platform je jouw live evenement of online presentatie wilt uitzenden. Als je de locatie als decor wilt gebruiken of er een artiest laat optreden, is een streaming service zoals Facebook Live erg geschikt. Soms moet je een tool gebruiken die deelname van online bezoekers aanmoedigt. Voor dit format raden we Zoom aan. Hiermee kun je:

  • Integreren met Facebook- en YouTube;
  • Interactiviteit bieden via chatfuncties en Q&A-peilingen;
  • Virtuele ‘Raise-Hand’ functie toevoegen en bijhouden hoe geïnteresseerd je publiek is in jouw content.

Als je op zoek bent naar een gestroomlijnde registratie– en ticket beleving, heb je een geavanceerd ticketplatform nodig. Daarmee kun je een prijsstrategie uitzetten en meerdere ticket typen aanbieden. Moderne ticket- en registratie platformen zoals Eventbrite maken het promoten van je online evenement eenvoudig, met registratie- en marketing integraties voor Facebook en Instagram.


Bezuinig niet op productieapparatuur


Een bezoeker kan pas echt opgaan in een online evenement als de audiovisuele ervaring vlekkeloos verloopt. Hieronder een checklist om ervoor te zorgen dat je publiek betrokken blijft:

  • Test je video en audio vóór je evenement: zo kun je eventuele problemen oplossen voordat ze de gastervaring beïnvloeden.
  • Gebruik een camera en headset van goede kwaliteit: de camera op je computer klaart de klus, maar denk ook aan je publiek. Mensen wonen een live-evenement of bijeenkomst bij voor de rijke, meeslepende ervaring. Investeer dus in een goede kwaliteit camera en microfoon zodat je event helder en scherp overkomt.
  • Zorg voor een stabiele verbinding: het is een enorme teleurstelling als door onbetrouwbare wifi je live muziek elke 3 minuten uitvalt. De kwaliteit is het beste op een vaste internetverbinding met kabelaansluiting. Wil je toch wifi gebruiken? Ga dan na of je goed bereik hebt.

Verbeter je presentatievaardigheden

Je bent misschien een ervaren host, maar werken met een live publiek is heel wat anders dan het betrekken van digitale gasten. Overweeg deze tactieken om de aandacht vast te houden:

  • Kijk in de camera: deze tactiek bootst het persoonlijke gevoel van oogcontact na. Meet reacties door naar het scherm te kijken, maar werp ook af en toe een blik in de camera. Zo geef je het publiek het gevoel dat je echt tegen hen praat.
  • Gebruik engagement tools: afhankelijk van het soort evenement kun je jouw scherm delen, aantekeningen maken op shared content, peilingen verzenden en feedback vragen in de chat.

Hoe maak je de logistieke overstap van live naar virtueel (voor Eventbrite Creators)

Nu je weet hoe je van een online evenement een persoonlijke ervaring met impact kunt maken, is het tijd om daadwerkelijk wijzigingen door te voeren:

Wijzig de locatie van je evenement van een fysiek naar een virtueel adres:

  1. Klik op je evenement onder ‘Manage events’ in je account.
  2. Ga naar ‘Basic info’ op je evenementen dashboard.
  3. Selecteer het potlood pictogram naast je evenementenlocatie.
  4. Klik op de vervolgkeuzelijst ‘Venue’ en selecteer ‘Online event’. 
  5. Volg de stappen om een ​​livestream-evenementpagina te maken.

Er zijn een paar extra stappen die je moet onthouden wanneer je jouw live-evenement in een virtueel evenement verandert.

  • Zorg dat je de wijzigingen duidelijk aan je bezoekers communiceert.
  • Als je de locatie wijzigt van live naar online, stuurt Eventbrite niet automatisch de link van de livestream naar je bezoekers. Je kunt de link in een e-mail naar bezoekers opnemen of deze later verzenden.

Conclusie

Een geweldig evenement neerzetten is niet eenvoudig. Maar met bovenstaande tips en mogelijkheden  kun je live-bezoekers een onvergetelijke ervaring bieden die het waard is om voor te betalen. Lees meer informatie op Eventbrite voor Organisatoren.