De evenementenbranche groeit. Door de toenemende vraag en stijgende budgetten zullen de meeste bedrijven in 2020 evenveel of meer evenementen organiseren dan in 2019. Van de eventmanagers denkt 30% zelfs zó hard te groeien, dat ze meer werknemers nodig zullen hebben. Daar komen de nodige uitdagingen bij kijken. Want welk personeel heb je eigenlijk nodig voor je evenement?

Hoeveel eventprofessionals heb ik nodig?

De hoeveelheid verschillende banen in de evenementenbranche is eindeloos. Denk aan beveiliging, tickets scannen, food & beverage, licht- en geluidtechnici en hosts en hostesses. Het is belangrijk om tijdens je evenement voldoende personeel te hebben. Bedenk ruim van tevoren (drie tot zes maanden) hoeveel bezoekers je verwacht en maak op basis daarvan een overzicht van de taken die bij dat aantal gasten komen kijken. Verdeel de taken vervolgens over verschillende functies en maak op basis daarvan je eerste schatting. Als het aantal bezoekers nog onzeker is, kun je personeel achter de hand houden op oproepbasis.

Het belang van marketeers

De grootste uitdaging voor professionals in de evenementenbranche is het bereiken van nieuwe bezoekers. Ruim 30% van de managers geeft aan dat de focus van werving ligt op de marketing- en communicatiefuncties. Naast mond-tot-mondreclame zijn middelen als video, PR, contentmarketing, experience marketing en influencer marketing zeer effectief. Een sterke social media-strategie en voldoende marketingbudget zorgen dat zo veel mogelijk mensen gaan praten over jouw evenement, wat leidt tot meer bezoekers. Kortom: als je wilt groeien kun je het beste grotendeels investeren in mensen voor goede marketing en promotie.

Waar moet ik op letten tijdens de werving?

Functies binnen de evenementenbranche staan in de top tien van meest stressvolle banen. Dat is niet gek, want er kan veel fout gaan. Met grote gevolgen voor het evenement. Denk aan een concert met duizenden mensen, waarbij het geluid ineens uitvalt.

De toenemende concurrentie in de Benelux zorgt daarnaast voor een hogere werkdruk, want je moet de concurrentie voor blijven om jouw bedrijf te laten groeien. Bij de werving van nieuw personeel is het daarom handig om te peilen hoe stressbestendig de kandidaat is. Ook time-management, budgetteren en technische kennis zijn aspecten waar je op kunt letten in je zoektocht naar eventprofessionals. Bereid voldoende sollicitatievragen voor, om zeker te weten dat je de juiste mensen aanneemt.

Ondanks de hoge druk zijn eventprofessionals over het algemeen erg tevreden met hun baan. In de Benelux geeft 71% van de eventmanagers aan blij te zijn met hun taken op het gebied van evenementenbeheer. Spanje is koploper met 79%, gevolgd door Duitsland met 75%. We doen het in de Benelux dus best goed, met een derde plek op wereldniveau.

Conclusie

Denk jij dat je in 2020 meer personeel nodig zult hebben? Bedenk dan ruim op tijd hoeveel bezoekers je verwacht, zodat je kunt inschatten hoeveel en welk personeel je nodig hebt. Ben je bang dat je een verkeerde inschattig maakt? Huur personeel in op oproepbasis, zodat je op het laatste moment nog een beslissing kunt maken. Let bij de sollicitaties op eigenschappen zoals stressbestendigheid en timemanagement, zodat je de juiste mensen aanneemt.

De evenementenbranche in de Benelux groeit, dus de concurrentie ook. Daardoor is de grootste uitdaging voor professionals in deze branche het bereiken van nieuwe bezoekers. Investeer in slimme marketeers die kunnen zorgen voor een sterke social media-strategie om nieuwe mensen te blijven aantrekken. Tevreden bezoekers en werknemers promoten je evenement zonder dat je er zelf iets voor hoeft te doen.

Laat je bedrijf nog harder groeien door in te spelen op evenemententrends. Download hier ons Event Trend Rapport van 2020, zodat je overal van op de hoogte bent.