In een tijd waarin verandering aan de orde van de dag is, technologieën zich snel ontwikkelen en trends constant veranderen is het essentieel om snel te kunnen reageren en je aan te kunnen passen. Als je je als evenementmanager niet wil of kan aanpassen, dreig je achterop te raken.

Dat verandering onzeker aanvoelt, is een gegeven. Maar de enige manier om relevant te blijven in de huidige competitieve evenementenbranche is door je constant te ontwikkelen. Wij vertellen je graag hoe je verandering omarmt, een flexibele evenementmanager wordt en ervoor zorgt dat je evenementen succesvol blijven.

1. Begrijp je bezoekers

Als je geen feeling hebt met je publiek is het onmogelijk om in te spelen op hun wensen en behoeften. Een manier om je doelgroep beter te begrijpen is door het houden van focusgroepen. Op deze manier begrijp je beter wat je moet doen om je evenement interessant te houden en hoe je de bezoekerservaring verbetert.

Het is nuttig om een CRM-tool te gebruiken om relevante info over je bezoekers op te slaan. Als je deze gegevens hebt, kun je bezoekersprofielen creëren om je bezoekers echt te begrijpen. Op deze manier kun je een betere connectie met ze maken.

Een echt goede manier om te weten wat er speelt bij je bezoekers, is door het ze gewoon te vragen. Stuur een enquête uit of ga direct met je bezoekers in gesprek tijdens je evenement.

2. Begrijp de markt

Om je organisatie voor te bereiden op de toekomst is het noodzakelijk om de ontwikkelingen in jouw branche goed in de gaten te houden zodat je daarop kunt anticiperen. Technologische ontwikkelingen veranderen de manier waarop we dingen doen en zelfs de grootste bedrijven kunnen ten ondergaan als zij hier niet op reageren.

De smartphone is misschien wel het beste voorbeeld van het afgelopen decennium. Boeken, muziek, films huren en navigatiesystemen passen nu allemaal op één apparaat.

Ga je met je evenement nog niet met je tijd mee, dan is het verstandig om daar mee te beginnen. Verdiep je daarom in trends, bezoek branchedagen, blijf actief op social media en kijk eens naar RFID.

3. Werk samen

Als je onderdeel bent van een team, dan is het belangrijk om als eenheid te werk te gaan. Begin iedere werkdag met een meeting van ongeveer tien minuten waarin je de komende dag doorneemt, de dag van gisteren evalueert en bijvoorbeeld aangeeft waar je vastloopt of hulp bij nodig hebt.

Zorg er met elkaar voor dat deadlines worden gehaald en dat er een duidelijke planning is zodat iedereen weet wat zijn of haar taak is. Een team dat niet alleen gezamenlijk werkt maar ook samenwerkt, heeft vertrouwen in elkaar. En als er duidelijk leiderschap is, is het eenvoudig om met verandering om te gaan.

4. Maak gebruik van freelancers

Hoe kleiner de organisatie, des te makkelijker veranderingen kunnen worden geïmplementeerd. Door gebruik te maken van freelancers wanneer je ze nodig hebt, kun je echt flexibel zijn.

Om je organisatie uit te bouwen in de evenementenbranche is het zeker nodig om personeel aan te nemen, maar zorg ervoor dat je jezelf niet onnodig op de kosten jaagt. Tegelijkertijd moet je constant proberen om je bedrijfsvoering te stroomlijnen. Flexibele organisaties zijn het beste in staat om met economische veranderingen om te gaan. Tegelijkertijd zul je continu op zoek moeten gaan naar manieren om je bedrijfsvoering te stroomlijnen, allemaal om makkelijker om te gaan met nieuwe ontwikkelingen.

Wil je je team wel graag uitbreiden met vaste of tijdelijke medewerkers? Bedenk dan goed aan welke kwaliteiten jij wilt dat zij kunnen voldoen. Dan weet je zeker dat je straks allemaal hetzelfde doel voor ogen hebt.

5. Maak gebruik van data

Flexibel zijn draait allemaal om het op tijd inzien van problemen en kansen en daar snel op in te spelen. Monitor real-time data om dit effectief te kunnen doen. Bij Evenbrite is het mogelijk om je ticketverkoop en de resultaten van je marketingactiviteiten te tracken. Zo zie je direct welke campagnes goed gaan en kun je daar direct de verdeling van je advertentiebudget op aanpassen. Overweeg ook om marketingpixels te gebruiken om je ROI te meten.

Merk je dat het grootste deel van je ticketverkoop vanuit een bepaald stad komt? Focus je marketing dan meer op dit gebied. En is er een dip in je ticketverkoop, reageer dan direct met een aanbieding, korting of promotieactie. Wellicht kun je zelfs je evenement uitbreiden naar deze locatie. Zie je dat de totale bezoekersaantallen van jouw evenement dalen of zie je een shift in doelgroep, dan weet je dat het tijd is om daar op in te spelen.

6. Neem je beslissingen snel

Omdat verandering gepaard gaat met risico’s, is het belangrijk dat je knopen durft door te hakken. Zo is het geen goede zaak om twee jaar te doen over een switch naar een mobielvriendelijke website, want dan ben je waarschijnlijk de helft van het verkeer naar je website al kwijt. Zodra verandering aan de orde is, moet je daar op reageren.

Rustig kijken wat er gebeurt kan fataal zijn voor een bedrijf. Als je afwacht tot het plaatje helemaal duidelijk is, ben je vaak al te laat en loop je achter de feiten aan.

Als je als evenementmanager snel bent in het omarmen van nieuwe technologie ben je in staat een voorsprong te nemen op je concurrenten.

7. Streef naar continue verbetering

Flexibel zijn betekent ook dat je constant op zoek bent naar manieren waarop je kunt verbeteren wat je doet. Het evalueren van je prestaties en om feedback vragen (ofwel terugkijken) is essentieel voor vooruitgang.

Zorg er na je evenement altijd voor dat je enquêtes houdt onder bezoekers en andere deelnemers, zoals sprekers en exposanten. Verzamel feedback en speel daar op in. Om je bezoekers blij te maken is het makkelijker om meerdere kleine aanpassingen te implementeren dan enkele drastische ingrepen te doen. Een voorbeeld van zo’n drastische ingreep is wanneer je een totaal andere weg inslaat met je evenement als je bezoekersaantallen afnemen.

Vergeet niet om uitgebreid te evalueren met je team. Naast medewerkers kun je externe leveranciers en andere stakeholders vragen om deel te nemen. Denk daarbij aan bijvoorbeeld klanten en sponsoren. Kijk naar wat goed is gegaan (en wat je wilt blijven doen) en ga ook op zoek naar verbeteringen. Pak het op een positieve manier aan door je teamleden uit te nodigen om hun ideeën te delen, zodat je de volgende keer een nog beter evenement neer kunt zetten.

Tot slot

Blijf alert, flexibel en open voor verandering om met jouw organisatie en evenement alles aan te kunnen wat er op je pad komt. Maar deze mindset is niet alleen om moeilijke periodes door te komen, het gaat ook om het spotten van kansen en daarop inspelen. Dat maakt het uitdagend! Door een vinger aan de pols te houden zorg je de energie erin houdt bij jou en je team. Wil je meer doen om overal op voorbereid te zijn met je team? Lees dan onze gids over Hoe je een proactief communicatieplan voor je evenement maakt.