Hoofdnavigatie overslaan
Pagina-inhoud

Organiseer je een groot evenement? Mail ons op nederland@eventbrite.com.

Software voor het managen en van evenementen

Eventbrite biedt software voor het plannen en managen van evenementen in alle soorten
en maten.

Event marketing: tips, tools & tactieken

Een stappenplan voor een doeltreffende marketingstrategie.

Als je ooit een evenement hebt georganiseerd weet je dat het verkopen van tickets niet helemaal vanzelf gaat. Om tickets te verkopen is het belangrijk je evenement effectief onder de aandacht van je doelgroep te brengen. Een goede marketingstrategie maakt daarbij het verschil.



Social media, email en mond-tot-mondreclame zijn waardevolle middelen om je ticketverkoop te stimuleren. Maar belangrijk is om die onderdeel te laten zijn van een krachtig marketingplan met een logische tijdlijn.

Het is onrealistisch om een generiek marketingplan te hebben die op elk evenement toepasbaar is. Elk evenement is uniek: denk aan zaken als doorlooptijd, begroting, aantal tickets en doelgroep. Toch zijn er een aantal veelgebruikte tactieken die je kunnen helpen bij het invullen van je eigen event marketing kalender.

We nemen je mee langs de vier fasen (pre-event, event live, day-to-day, last call) die samen de 'Event Marketing Timeline' vormen in de aanloop naar het plaatsvinden van jouw evenement:





Pre-event


Pre-event page

Een van de meest voorkomende fouten die nog voordat men überhaupt is begonnen wordt gemaakt is het niet benutten van een pre-event page. Te veel organisatoren vergeten een event page te maken die alvast interesse kan wekken van het publiek. Dit kan al voordat alle details rond zijn. Door een pre-event page te maken, bied je een centrale plek om mensen naartoe te sturen, kun je leads met vroege belangstelling documenteren (voor later contact) en je SEO-status bij Google opbouwen. Als je dit doet kun je ook een incentive bieden aan super-early birds die zich vooraf registreren om nog meer vroege belangstelling op te wekken.

Blogpost

De volgende mijlpaal in jouw pre-event marketingstrategie is om mensen te vertellen 'waarom' je het organiseert. Dit is je 'mission statement'. Ben je niet overtuigd van het feit dat het belangrijk is om een mission statement te hebben of uit te leggen waarom je een evenement organiseert, neem dan een paar minuten de tijd om deze video van Simon Sinek te bekijken. Je kunt dit gebruiken om de rest van je pre-event marketing te sturen en mensen van de noodzaak van je evenement te overtuigen.

Social media

Op tijd starten met social media is belangrijk om momentum te creëren voor je event, een community op te bouwen en de missie uit te dragen waarover je in je blog hebt geschreven (en waar je in je berichten naar kunt linken). Denk ook aan een #hashtag voor je evenement die je in je posts op social media gebruikt.

Partner outreach

Partnerships kunnen essentieel zijn voor het succes van je evenement. Zorg er daarom voor dat je potentiële partijen (zoals mediapartners) tijdig benadert: al voordat je het evenement officieel lanceert. Zo kunnen zij je vanaf het begin helpen jouw evenement te promoten.



Event live


Email

In ons Pulse Report over de evenementenbranche werd email door evenementorganisatoren uitgeroepen tot veruit de meest effectieve tactiek. Ongetwijfeld staat email ook in jouw campagne centraal. Je event kan in de fase live en daarom het moment je eerste grote emailronde aan potentiële bezoekers (je bestaande contacten, maar ook diegenen die zich vooraf hebben geregistreerd) 'de deur uit te doen'.

Als je nieuw bent bij Eventbrite, is dit een goed moment om deze Support artikelen te bekijken:
  • Uitnodigingen maken en verzenden
  • Adressenbestanden maken (of importeren)

  • Persbericht

    De kans is klein dat je evenement door de landelijke pers wordt opgepikt. Toch de moeite waard om een persbericht rond te sturen via gratis distributiekanalen. Als je hierbij gerichte trefwoorden gebruikt, krijgt iedereen die Google Alerts met die trefwoorden heeft ingesteld je persbericht te zien, waardoor het misschien wordt opgepikt door lokale of gespecialiseerde media. Als je meer aandacht van de pers wilt moet het een nieuwswaardig bericht zijn onderbouwd met feiten. Gebruik daarvoor een de volgende twee invalshoeken:

  • Wat maakt jouw evenement nieuw, anders, een mijlpaal, bijzonder? Heb je hier een goede inhaker, dan is de kans groter dat een journalist dit verhaal oppakt.
  • Speel in op de menselijke factor. Heb jij (of iemand anders die bij het evenement is betrokken) een interessant verhaal? Moest je tegenslagen overwinnen om te komen waar je nu bent? Heb je een grappige anekdote over hoe hoe het idee om dit evenement te organiseren is ontstaan? Het benadrukken van het menselijke aspect is een gebruikelijk in de algemene pers. Probeer daar dus op in te spelen.

  • Blogpost en social media

    Concentreer je in je tweede blog op de belangrijkste redenen om naar jouw evenement te komen. Hierbij kun je de programma als leidraad nemen. Wie zijn de hoofdacts, gastsprekers en sterrenkoks? Deze redenen kun je vervolgens opsplitsen om in de aanloop naar het evenement een reeks aankondigingen op social media te doen.

    Partners

    Dit is het moment om je partners om hun support te vragen. Je evenement trekt de meeste aandacht als het net gelanceerd is en alle details vers van de pers zijn. Vraag niet te veel van je partners, anders zul je zien dat ze minder voor je doen dan gehoopt. Om dit te vermijden is het verstandig de (concept) emails en social updates zelf te schrijven en aan te leveren. Probeer al deze promotieactiviteiten min of meer tegelijk te laten plaatsvinden. Zelfs als je partners dezelfde mensen bereiken kunnen de activiteiten samen meer impact hebben, de waarde van je evenement overbrengen en je boodschap krachtig overbrengen. Als je bij wilt houden hoe effectief je verschillende partnerships zijn, kun je custom tracking links gebruiken.



    Day-to-day


    Communicatie via email, social media en blog

    Nu kom je aan bij een zwaardere fase in de marketing van je evenement. De eerste piek van de lancering is achter de rug en je zult er alles aan moeten doen de aandacht vast te houden. Hiervoor kun je het beste een cyclus hanteren: content produceren, community building en emails verzenden. Als je voortdurend pushy sales berichten blijft sturen verliest je publiek interesse. Natuurlijk is het belangrijk tickets te verkopen, maar doe dat subtiel. Kwalitatieve, interessante content is waar het om draait. Jouw potentiële bezoekers zullen dat waarderen, je raakt ze ermee en beweegt ze uiteindelijk tot koop. De content hangt af van je publiek, maar hier vind je alvast wat algemeen advies: '6 Steps To A Better Blog That Builds a Loyal Event Following' . Vervolgens kun je je sociale kanalen gebruiken om deze content onder je publiek te promoten, ze uitnodigen om erop te reageren (of eigen content te maken) en zo het gesprek over je evenement gaande houden. Ook hier is email belangrijk: je kunt de content rechtstreeks in brokjes aan je publiek aanbieden.

    Thought leadership en gastbijdragen

    Bloggen op je site is belangrijk, maar om nieuwe bezoekers te trekken zul je een groter publiek moeten bereiken. Dit kun je het beste doen door artikelen te publiceren die anderen graag willen delen of gastbijdragen te posten. Welke vorm dit precies aanneemt, is wederom sterk afhankelijk van je evenement. Voor conferenties en B2B-evenementen doe je dit door een bijvoorbeeld trendrapport kunt schrijven of een whitepaper met de tips van je sprekers aan te bieden. Bij evenementen voor consumenten kun je denken aan interessante infographics, gif's of andere visuals. Maar ook over trends te schrijven of een reeks YouTube-video's of vlogs te produceren om aandacht te trekken (en vast te houden).

    Korting voor early birds

    Als de eerste piek van aandacht tijdens de lancering eenmaal achter de rug is, heb je nieuwe manieren nodig mensen aan te moedigen zich (zo snel mogelijk) te registreren. Daarvoor kun je de 'early bird' korting gebruiken. Hierbij verhoog je de prijzen van je tickets stapsgewijs naarmate het evenement nadert. Pas je marketingactiviteiten hier zo op aan, dat je opbouwt naar het verstrijken van de early bird periode. Als je dit goed doet zul je pieken zien in je ticketverkoop.

    Paid promotion

    De day-to-day fase is de beste tijd om te investeren in 'paid promotion'. Begin er niet te vroeg mee: wacht je tot het evenement aanstaande is. Gebruik gepromote berichten (op social media) en/of Google Adwords. Experimenteer door A/B-tests te doen en houdt goed in de gaten hoe je advertenties presteren. Zo kun je gaandeweg je budget optimaal benutten en resultaten de goede richting in sturen.



    Last call


    Laatste ronde email, social media & blog

    Tijd voor een laatste marketingpush. Benut het 'social proof' mechanisme door te laten zien wie er al naar het evenement gaat, om anderen ervan te overtuigen dat ze er ook bij moeten zijn. Je laatste blogberichten, social media-updates en emails moeten nu een urgente, verkoopgerichte boodschap hebben. De afgelopen weken of maanden heb je een relatie met je publiek opgebouwd, en nu is het tijd om direct tot actie op te roepen: de langetermijnstrategie omzetten in ticketverkoop.

    Referrals van bezoekers

    Veel organisatoren richten zich uitsluitend op het binnenhalen van nieuwe bezoekers. Juist degenen die al overtuigd zijn van de waarde van het evenement zijn het waardevolst. Waarom probeer je niet je bestaande bezoekers te stimuleren het evenement (als ambassadeur) namens jou te promoten? Van mond-tot-mondreclame is keer-op-keer aangetoond dat het de krachtigste marketingtactiek is die je maar kunt hebben.

    Influencer outreach

    Nodig influencers uit als voor je evenement en vraag of ze je willen helpen de laatste paar plekken te vullen. Had je dit eerder al gedaan, maar heb je ze nog niet kunnen overtuigen, probeer het dan een laatste keer. Influencers zijn die mensen die in de niche van jouw evenement een bepaalde mate van invloed hebben (gezag, netwerk en kennis). Je herkent ze aan hun sociale waarde (aantal volgers), hun publicaties en hun zichtbaarheid.

    Telefoon

    Het inzetten van telemarketeers is duur en alleen effectief als je een geweldig inbound marketingprogramma hebt met veel potentiële leads. Maar wie kan het beste jouw evenement verkopen als jij zelf? Als je hebt gemerkt dat een aantal potentiële bezoekers of vooraf geregistreerde leads nog steeds geen ticket heeft gekocht, waarom zou je ze dan niet even bellen? Is er iets waarmee je hen kunt helpen? Hebben ze vragen? Het hoeft geen hard sell te zijn, maar een telefoontje kan het verschil maken. Bedenk goed of het de moeite waard is, want het is een tijdrovende klus.



    Conclusie


    Als je de bovenstaande suggesties gebruikt als blueprint om je marketingplan vorm te geven kan dat je ticketverkoop aanzienlijk bevorderen.

    We hebben ook een handig Excel-bestand samengesteld met al deze tactieken (en enkele bonustactieken die hier niet genoemd zijn) in een sjabloon van 16 weken, dat je kunt aanpassen aan jouw specifieke behoeften.

    Download een exemplaar van het sjabloon voor event marketing via het formulier op deze pagina. Heb je vragen of feedback? Stuur dan een mailtje naar nederland@eventbrite.com.

    Ga aan de slag!